Entenda como funciona o registro de ponto para empresas e as novas previsões da portaria 671!
O registro de ponto para empresas garante diversos benefícios em uma relação de trabalho.
E ao contrário do que muitas pessoas pensam, ele não é uma forma de vigiar os funcionários, mas sim de assegurar que a jornada de trabalho do colaborador seja cumprida de acordo com as leis.
É por isso que hoje o nosso assunto será sobre a importância do registro de ponto para empresas.
Esses serão os principais tópicos que vamos discutir:
O que é registro de ponto para empresas?
O registro de ponto diz respeito à anotação dos horários de trabalho do colaborador. É esse o processo que permite à empresa ter controle sobre quando o funcionário entrou, fez pausa, voltou da pausa e terminou seu expediente.
Essa prática garante que todos cumpram os horários acordados e que os funcionários comprovem que o seu horário de trabalho foi realizado, para no final do mês receber sua bonificação corretamente.
O que diz a lei do cartão de ponto? Bater ponto é obrigatório?
Antes de explicarmos o que diz a lei, é importante ressaltar que apesar de ser comum usarmos o termo cartão de ponto, a lei não tem essa nomenclatura específica, pois ela abrange todas as formas de registro de ponto. Ou seja, desde os controles de ponto manuais, até os registros de ponto eletrônico.
Mas quanto a obrigatoriedade do ponto, o segundo parágrafo do artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que estabelecimentos com mais de 20 funcionários devem anotar o horário de entrada e saída de seus colaboradores, seja em registro manual, mecânico ou eletrônico.
E nesses casos, em que a empresa tem mais de 20 colaboradores em seu estabelecimento, o funcionário é sim obrigado a registrar seu ponto. Não por lei, mas por uma política da empresa.
Por lei, somente em dois casos o funcionário não é obrigado a registrar o ponto, veja.
O artigo 62 da CLT determina que estão liberados da obrigação de bater ponto:
• Funcionários em cargos de confiança como gerentes e diretores;
• Funcionários contratados em regime de teletrabalho ou que prestam trabalho externo.
Já para os estabelecimentos com menos de vinte colaboradores, o ponto também é opcional.
E aqui devemos explicar que a lei usa a palavra estabelecimento e não empresa, pois, empresas podem ter mais de uma filial todas com menos de 20 colaboradores, e nesse caso ela não seria obrigada a registrar o ponto.
Qual a importância do registro de ponto nas empresas?
No começo desse texto, afirmamos que a prática do registro de ponto era importante tanto para o
colaborador quanto para o empregador. Agora, vamos explicar o motivo.
Sem o controle de ponto, seria impossível monitorar a jornada dos colaboradores, identificar atrasos, faltas, horas extras, entre outras inconsistências.
E não somente isso. Veja um exemplo para entender melhor.
Imagine um funcionário que foi demitido e moveu uma ação contra a antiga empresa. Alegando justamente o que? Horas extras.
Aliás, esse tema possui o maior número de processos registrados na Justiça do Trabalho.
Ao todo, até fevereiro de 2022 foram 22.535 processos registrados referente a horas extras.
Mas, voltando a nossa história.
Na justiça, o funcionário alegou que realizava muito mais horas extras do que era permitido por lei.
E a empresa não tinha provas de que o funcionário não realizou aquelas horas extras, pois justamente no período alegado pelo funcionário o controle de ponto estava em manutenção, e a empresa estava sem verba para o conserto imediato.
A companhia achou que não teria problemas em ficar com o aparelho sem funcionar, passando os funcionários para controle de ponto manual.
O resultado da ação foi ganho de causa para o ex-funcionário.
Podemos tirar muitas lições dessa história. E pelo número de processos relacionados a horas extras, podemos ver que essas histórias são muito mais comuns do que imaginamos.
Contar demais com a sorte
Sabemos que a relação de trabalho é um contrato entre duas partes, onde o funcionário se compromete a executar suas obrigações para a empresa, e a contratante paga um salário integral a ele por isso.
E como em toda relação de troca, às vezes uma das partes pode não seguir o acordo como o esperado.
Nesse caso, a empresa contou demais com a sorte por ficar com o relógio de ponto sem funcionar durante muito tempo, não podendo comprovar se o funcionário estava fazendo alegações falsas ou não.
Não programar custos
Os relógios de ponto convencionais são bastante úteis.
Porém não têm um bom custo benefício, uma simples manutenção nesses relógios gera um gasto não programado, o que para algumas empresas pode ser preocupante.
Por isso, antes de aderir aos relógios de ponto, a empresa deve ter conhecimento dos possíveis gastos com instalações, manutenções e insumos, como a bobina de papel utilizada para o
comprovante que a máquina emite toda vez que o funcionário bate ponto.
Para evitar todos esses gastos, uma boa solução é o controle de ponto online, que por funcionar em nuvem não possui problemas com manutenções ou quebras inesperadas.
Bater ponto é muito importante, mas não só isso, todo o processo de controlar a jornada de trabalho dos colaboradores também é.
Com essa história, nós vimos que ter controle do ponto dos colaboradores e tudo devidamente funcionando, pode livrar a empresa de diversos problemas.
Implantar um bom sistema de bater ponto, também reduz custos com manutenção, e é ideal para pequenos negócios que não possuem tanta verba para manutenção.
Isso, além de todas as facilidades que sistemas online traz.
Como pode ser feito o registro de ponto do colaborador
O sistema virtual de registro de jornada oferece diversos meios de registro de ponto eletrônico para o colaborador utilizar, são eles:
• Ponto por aplicativo (Celulares e Tablets)
• Telefone
• Computador
• Importação do relógio
• Entre outros.
Com tantas opções, não tem chance de ficar sem o registro de ponto para empresas. E todas essas formas são seguras e estão de acordo com a portaria 671, expedida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP).
Por falar em lei, como vimos acima, controlar o ponto dos colaboradores está previsto na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Mas além do artigo, temos uma portaria que veio para complementar as regras do registro de ponto e inserir normas para que o ponto eletrônico funcione da melhor forma. Estamos falando da Portaria 671, veja a seguir.
O que estabelece a portaria 671?
A portaria 671 trouxe inúmeras novas regras à legislação trabalhista, incluindo as normas que dizem respeito ao registro de ponto para empresas.
Em relação ao registro de ponto manual, a portaria é clara ao estabelecer que ele deve representar a jornada do colaborador de forma completamente fiel. Ou seja, não pode permitir a assinatura do horário contratual, prática conhecida como ponto britânico.
As mesmas regras valem para o ponto mecânico. Segundo o artigo 94 da portaria, este registro deve ser feito por marcações de ponto de forma impressa e indelével, em cartão individual, sendo permitida a pré-assinalação do período de repouso.
Agora, abrangendo as regras sobre o registro de ponto eletrônico, todas as normas expressas nas
antigas portarias 1510 e 373 foram reformuladas e unificadas.
Nas novas normas, todas as formas de registro eletrônico de ponto foram transformadas em “REP”, com três categorias distintas. São elas:
• REP- C – Registro de ponto convencional;
• REP-A – Conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho;
• REP-P – Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, que inclui os coletores de marcações, o armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.
Se tratando das práticas proibidas na marcação de ponto eletrônico, as mesmas regras estabelecidas pela portaria 1510 permaneceram. Veja quais:
• Proibição da imposição de qualquer tipo de restrição à marcação de ponto, marcações automáticos e alteração dos dados registrados;
• Proibição de assinaturas pré-assinaladas
• Requisitos mínimos legais para o funcionamento do REP (que serão listados posteriormente);
• Obrigação da emissão de comprovantes da marcação de cada registro realizado nos REP-C e REP-;
• Especificações para os programas que tratarão das informações geradas pelo REP-P e REP-C;
• Determinação do formato dos arquivos digitais de registro e relatórios que o empregador deverá armazenar e apresentar aos órgãos fiscalizadores do trabalho quando requisitado.
Dúvidas comuns sobre bater ponto em empresas
Qual a quantidade mínima de funcionários para implementar controle de ponto?
Como vimos acima, a CLT determina a obrigatoriedade do controle de ponto para empresas que tenham, ao menos, 20 funcionários.
Mas, é importante relembrar que a adoção de um sistema de controle de jornada vai muito além do que uma determinação legal.
Seu uso traz uma segurança enorme ao gerenciamento interno das jornadas e escalas dos colaboradores, antecipando possíveis problemas que possam ocorrer pela marcação errada ou alegação de horas trabalhadas a mais.
Como funciona o desconto por falta de marcação de ponto?
Nesses casos, por lei não tem nada que diga qual procedimento deve ser adotado nesses casos.
Isso dependerá da política de cada empresa. No caso, se o trabalhador faltou, pode haver o desconto. Caso seja apenas uma ocasião de não marcação de ponto, não é válida essa prática.
Como fazer o comunicado aos funcionários sobre ponto eletrônico?
A comunicação deve ser feita pelos principais canais da empresa. Além disso, também pode ser feita um a um, para evitar que os funcionários esqueçam de registrar o ponto.
Esqueci de bater o ponto, e agora? A empresa pode dar advertência ao funcionário por não registrar o ponto?
Esse é o mesmo caso da falta de marcação de ponto. Não cabe o desconto, mas pode caber uma advertência caso seja recorrente o esquecimento.
Por isso, a empresa deve fazer uma boa comunicação e mostrar para os colaboradores que bater ponto é uma coisa positiva e não apenas uma obrigação.
Mostrar que registrar o ponto corretamente evita que ele seja descontado, além de garantir o pagamento correto por sua jornada de trabalho realizada.
O funcionário pode bater o ponto online? Entenda as regras
Sim, os controles de ponto online são regulamentados pela portaria 671.
Eles enquadram a nova categoria dos controles de ponto eletrônico REP-A e REP-P, permitindo o registro dos horários de forma ágil e descomplicada por meio de aplicativos.
O uso do REP-A, de acordo com a portaria, pode apenas ser permitido por meio de aprovação em acordo ou convenção coletiva. Sendo dispensada essa obrigatoriedade para o REP-P.Ainda, ambos devem permitir o armazenamento dos dados em nuvem e impedir alterações no registro, quando for adotado.
Caso haja solicitação por parte de um auditor-fiscal do trabalho, o sistema deve gerar o AFD (Arquivo Fonte de Dados). Além de conter os dados do colaborador, também deve exibir em seu relatório os dados do fabricante.
Conheça os benefícios do registro de ponto online
Um dos maiores benefícios do registro de ponto online é, sem dúvida, o seu baixo custo.
Os sistemas de controle de ponto online são os melhores do mercado. Afinal, eles não precisam de manutenções físicas e nem passar por situações de ficar fora do ar.
Mas além disso, esses sistemas também proporcionam a facilidade de gestão de ponto.
Você pode acompanhar em tempo real quais colaboradores já bateram o ponto, sem precisar extrair nenhum dado do aparelho que coleta o ponto.
Isso acontece porque assim que o colaborador registra o ponto na entrada, essa informação é processada no sistema automaticamente. Isso facilita a identificação de atrasos ou horas extras, e ajuda na hora do fechamento.
O gerenciamento do banco de horas também é favorecido por esse sistema. O controle de ponto alternativo calcula todos os dias o banco de horas do funcionário, quantas horas positivas ou negativas ele tem.
Junto a isso, existe a opção do funcionário ter acesso a essa informação e fazer sua auto-gestão de banco de horas.
A otimização de tempo é enorme com um sistema de controle de ponto online, reduzindo o tempo
gasto com processos lentos e burocráticos e trazendo uma enorme economia para a empresa.
Ainda, as chances de erros manuais são consideravelmente reduzidas, graças à tecnologia implementada para a otimização dos processos.
Fonte: Fiscal.TI
